Kompleksitas Proses Pengambilan Keputusan dalam Organisasi: Studi pada UKKPK di Universitas Negeri Padang

Hasil dan Pembahasan

Bagaimana tahapan atau mekanisme atau pengambilan keputusan yang biasanya dilakukan Organisasi UKKPK dalam menjalankan program kerja

Jawaban wawancara pertanyaan nomor 1: biasanya kalau di ukkpk jadi dewan, melakukan rapat dph pengurus, disini akan melakukan rapat, mendiskusikan apa program kerja yang akan dilakukan selama satu tahun kedepan atau masa kerja jabatan kami. Kami akan membahas program kerja besar, apa program eksternal dan internal yang akan kami lakukan selama pengurusan setelah melakukan rapat, kami akan menyusun timeline dari kegiatan kegiatan yang akan dilakukan selama untuk 1 tahun kepengurusan, contoh open rekrutmen, kami akan diskusi seperti itu gambaran umumnya gimana, apa tujuan kegiatannya kami akan menunjuk atau membuat sebuah kepanitiaan (siapa ketua pelaksana, bendahara acara nya, sekretaris acara, dan koordinator masing masing revisi baru setelah ini kami akan berdiskusi dengan panitia bagaimana kita mengemas kegiatan ini dengan goals tujuan yang ingin kita capai. Setelah itu melakukan rapat dan mengadakan musyawarah besar dengan para anggota untuk mendapatkan pandangan dan juga saran saran.

Pendahuluan

Organisasi mahasiswa merupakan salah satu wadah pengembangan diri yang memiliki peran penting dalam membentuk kemampuan kepemimpinan, komunikasi, kerja sama, serta pengambilan keputusan bagi mahasiswa. Dalam menjalankan berbagai program kerja, setiap organisasi memerlukan proses pengambilan keputusan yang tepat agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif. Pengambilan keputusan tidak hanya berkaitan dengan penentuan pilihan, tetapi juga melibatkan proses musyawarah, pertimbangan berbagai alternatif, serta partisipasi anggota organisasi dalam menentukan langkah yang akan diambil. Oleh karena itu, kemampuan organisasi dalam mengambil keputusan menjadi faktor penting yang memengaruhi keberhasilan pelaksanaan program kerja dan keberlangsungan organisasi itu sendiri (Pasolong, 2023).

Dalam konteks organisasi mahasiswa, proses pengambilan keputusan sering kali memiliki dinamika yang cukup kompleks karena melibatkan banyak individu dengan latar belakang, pemikiran, dan kepentingan yang berbeda. Perbedaan pandangan tersebut dapat memunculkan diskusi, perdebatan, hingga konflik pendapat dalam forum organisasi. Namun, melalui komunikasi kelompok yang baik, perbedaan tersebut dapat menjadi sumber pertukaran gagasan yang mendukung terciptanya keputusan yang lebih matang dan partisipatif. Komunikasi dalam organisasi berperan penting dalam mengubah pengetahuan individu menjadi pengetahuan bersama sehingga dapat meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan (Arofah, 2013).

Salah satu organisasi mahasiswa yang aktif menjalankan berbagai kegiatan di lingkungan Universitas Negeri Padang adalah UKKPK UNP. Dalam menjalankan program kerjanya, UKKPK melibatkan pengurus, panitia, anggota, hingga alumni dalam proses pengambilan keputusan organisasi. Proses tersebut dilakukan melalui rapat, musyawarah, maupun forum organisasi lainnya yang bertujuan untuk menentukan arah kebijakan dan pelaksanaan kegiatan. Keterlibatan berbagai pihak tersebut menunjukkan bahwa pengambilan keputusan dalam organisasi mahasiswa tidak hanya bersifat struktural, tetapi juga mengedepankan partisipasi dan musyawarah bersama.

Di sisi lain, proses pengambilan keputusan dalam organisasi mahasiswa juga menghadapi berbagai tantangan, seperti keterbatasan waktu, perbedaan jadwal antaranggota, serta kurangnya informasi yang dapat memengaruhi efektivitas keputusan organisasi. Kondisi tersebut menuntut organisasi untuk mampu membangun komunikasi yang efektif, meningkatkan partisipasi anggota, serta memanfaatkan pengalaman organisasi sebelumnya sebagai bahan evaluasi dalam menentukan keputusan. Dengan demikian, pengambilan keputusan tidak hanya dipahami sebagai proses memilih alternatif tindakan, tetapi juga sebagai upaya menjaga keberlangsungan dan efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan bersama (Ardiansyah et al., 2024).

Berdasarkan kondisi tersebut, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis tahapan pengambilan keputusan dalam organisasi UKKPK Universitas Negeri Padang, keterlibatan pengurus dan anggota dalam proses pengambilan keputusan, kendala yang dihadapi, serta upaya organisasi dalam meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai dinamika pengambilan keputusan dalam organisasi mahasiswa serta menjadi bahan pembelajaran bagi organisasi lain dalam membangun proses pengambilan keputusan yang lebih partisipatif dan efektif.

Pembahasan: Tahapan Pengambilan Keputusan dalam Organisasi UKKPK UNP

Berdasarkan hasil wawancara dengan ketua umum UKKPK Universitas Negeri Padang, proses pengambilan keputusan dalam organisasi UKKPK Universitas Negeri Padang dilakukan melalui mekanisme yang terstruktur dan melibatkan banyak pihak. Proses pengambilan Keputusan ini dapat dianalisis menggunakan model pengambilan keputusan rasional yang dikemukakan oleh Peter F. Drucker, yang menekankan pentingnya tahapan sistematis dalam menentukan keputusan organisasi.

Tahap pertama adalah identifikasi tujuan dan permasalahan. Proses ini diawali melalui rapat Dewan Pimpinan Harian (DPH), di mana pengurus mendiskusikan arah program kerja selama satu periode kepengurusan. Pembahasan mencakup program internal maupun eksternal yang akan dilaksanakan. Pada tahap ini, organisasi mulai merumuskan tujuan utama sebagai dasar dalam menentukan langkah selanjutnya, sejalan dengan pendapat bahwa pengambilan keputusan harus diawali dengan kejelasan tujuan dan permasalahan yang dihadapi (Pasolong, 2023).

Tahap kedua adalah pengumpulan informasi dan pertukaran gagasan. Dalam forum rapat, setiap anggota memberikan pandangan terkait konsep kegiatan, tujuan program, serta gambaran pelaksanaan kegiatan. Diskusi ini tidak hanya menjadi ruang bertukar ide, tetapi juga memperkaya perspektif organisasi dalam melihat suatu program. Menurut Arofah (2013), komunikasi kelompok dalam organisasi berperan penting dalam mengubah pengetahuan individu menjadi pengetahuan bersama, sehingga dapat mendukung kualitas keputusan yang dihasilkan.

Tahap ketiga adalah perumusan alternatif dan perencanaan kegiatan. Setelah arah program kerja disepakati, organisasi mulai menyusun timeline kegiatan selama satu periode kepengurusan. Selain itu, dilakukan juga pembentukan kepanitiaan yang terdiri dari ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, serta koordinator bidang. Pada tahap ini, organisasi tidak hanya merancang kegiatan, tetapi juga mulai menentukan bentuk pelaksanaan yang paling memungkinkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Sharifudin, 2025).

Tahap keempat adalah pengambilan keputusan dan implementasi. Keputusan yang telah dirumuskan kemudian ditindaklanjuti melalui diskusi dengan panitia pelaksana untuk mematangkan konsep kegiatan. Fokus utama pada tahap ini adalah bagaimana kegiatan dapat dikemas secara efektif agar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Dengan demikian, keputusan yang diambil tidak berhenti pada tahap perencanaan, tetapi langsung diarahkan pada pelaksanaan.

Tahap kelima adalah evaluasi dan penguatan keputusan melalui forum organisasi. Setelah perencanaan awal, organisasi melibatkan anggota secara lebih luas melalui rapat anggota maupun Musyawarah Besar (Mubes). Forum ini menjadi wadah untuk memperoleh masukan, kritik, dan saran terhadap program yang telah dirancang. Proses ini penting sebagai bentuk evaluasi sekaligus legitimasi keputusan secara kolektif, sehingga keputusan yang dihasilkan lebih dapat diterima oleh seluruh anggota (Pebrianti et al., 2024).

Secara keseluruhan, tahapan pengambilan keputusan dalam UKKPK UNP telah berjalan secara sistematis mulai dari perumusan hingga evaluasi. Namun, proses tersebut tidak sepenuhnya bersifat kaku karena dipengaruhi oleh dinamika organisasi mahasiswa yang mengedepankan musyawarah. Oleh karena itu, pengambilan keputusan di UKKPK tidak hanya berorientasi pada rasionalitas, tetapi juga pada partisipasi anggota, sehingga menghasilkan keputusan yang lebih inklusif dan aplikatif dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.

Keterlibatan Pengurus dan Anggota dalam Pengambilan Keputusan

Keterlibatan berbagai pihak dalam UKKPK Universitas Negeri Padang menunjukkan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara kolektif dan bertahap. Dewan Pengurus Harian (DPH) menjadi pihak pertama yang membahas rancangan kegiatan, mulai dari menentukan tujuan program kerja hingga menyusun gambaran pelaksanaan kegiatan. Pada tahap ini, DPH berperan sebagai pengarah utama yang merumuskan alternatif keputusan sebelum dibawa ke tahap yang lebih luas. Tahapan tersebut sesuai dengan konsep pengambilan keputusan yang menekankan pentingnya identifikasi kebutuhan dan penyusunan alternatif tindakan dalam organisasi (Pasolong, 2023).

Keterlibatan Pengurus dan Anggota dalam Pengambilan KeputusanRancangan kegiatan yang telah dibahas kemudian didiskusikan kembali bersama kepanitiaan. Panitia tidak hanya bertugas sebagai pelaksana teknis, tetapi juga ikut memberikan masukan mengenai konsep kegiatan agar lebih sesuai dengan kondisi lapangan dan tujuan organisasi. Adanya diskusi berulang antara pengurus dan panitia menunjukkan bahwa keputusan organisasi dibentuk melalui komunikasi kelompok dan pertukaran gagasan antar anggota. Interaksi tersebut menjadi bagian penting dalam menghasilkan keputusan yang lebih matang dan terarah (Arofah, 2013).

Keterlibatan anggota organisasi secara lebih luas terlihat melalui pelaksanaan musyawarah besar. Forum ini memberi ruang bagi anggota aktif maupun alumni untuk menyampaikan saran, kritik, dan pendapat terhadap kegiatan yang direncanakan. Keberadaan alumni sebagai anggota seumur hidup memperlihatkan bahwa organisasi masih memanfaatkan pengalaman dan pengetahuan anggota lama sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Kondisi ini mencerminkan pola pengambilan keputusan partisipatif yang menempatkan keterlibatan anggota sebagai unsur penting dalam organisasi (Sharifudin, 2025).

Perbedaan pendapat yang muncul dalam forum biasanya diselesaikan melalui mekanisme voting untuk menentukan keputusan akhir. Penggunaan voting menunjukkan adanya praktik demokratis dalam organisasi, di mana keputusan diambil berdasarkan kesepakatan mayoritas anggota forum. Keterlibatan banyak pihak, proses diskusi yang berulang, serta adanya mekanisme penyelesaian perbedaan pendapat menunjukkan bahwa pengambilan keputusan di UKKPK memiliki dinamika yang cukup kompleks dan tidak hanya bergantung pada satu aktor organisasi saja (Ardiansyah et al., 2024).

Kendala dan Tantangan dalam Proses Pengambilan Keputusan di UKKPK UNP

 Berdasarkan hasil wawancara dengan Ketua Umum UKKPK di Universitas Negeri Padang, ditemukan bahwa proses pengambilan keputusan dalam organisasi tidak terlepas dari berbagai kendala yang bersifat teknis maupun komunikatif.

Salah satu tantangan utama yang dihadapi adalah keterbatasan waktu dan perbedaan manajemen waktu antar pengurus. Hal ini disebabkan oleh latar belakang akademik anggota yang berasal dari berbagai jurusan, sehingga memiliki jadwal kegiatan yang berbeda-beda. Kondisi tersebut menyulitkan dalam menentukan waktu yang tepat untuk melaksanakan rapat maupun diskusi secara bersama-sama. Hal ini diperkuat oleh hasil penelitian yang menunjukkan bahwa manajemen waktu memiliki pengaruh terhadap kinerja individu, di mana pengelolaan waktu yang baik akan mengarah pada peningkatan kinerja (Ula & Suhariadi, 2019, dikutip dalam Kusmaladewi et al., 2024). Dengan demikian, keterbatasan dalam manajemen waktu yang dialami pengurus UKKPK turut berdampak pada kurang optimalnya proses pengambilan keputusan.

Selain itu, ketidaksempurnaan informasi juga menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan. Dalam beberapa situasi, informasi yang dimiliki belum sepenuhnya lengkap atau belum dipahami secara mendalam oleh seluruh pengurus. Hal ini berpotensi menimbulkan miskomunikasi yang pada akhirnya dapat menghambat atau memperlambat pengambilan keputusan. Hal ini sejalan dengan pendapat bahwa informasi merupakan komponen penting dalam pengambilan keputusan, di mana ketersediaan informasi yang relevan dan akurat dapat membantu pengambil keputusan memahami situasi dan mengurangi risiko ketidakpastian, sedangkan keterbatasan informasi dapat menyebabkan keputusan yang kurang tepat (Ardiansyah et al., 2024).

Meskipun demikian, organisasi UKKPK memiliki strategi untuk mengatasi kendala tersebut, yaitu dengan memaksimalkan waktu diskusi pada malam hari, ketika sebagian besar anggota memiliki waktu luang. Selain itu, apabila suatu keputusan belum dapat ditentukan secara matang, maka akan dilakukan musyawarah lanjutan dengan melibatkan forum yang lebih luas, termasuk anggota lainnya serta para senior organisasi. Pendekatan ini menunjukkan bahwa proses pengambilan keputusan di UKKPK tetap mengedepankan prinsip kolektif dan partisipatif, yang juga sejalan dengan pandangan bahwa diskusi dan pertukaran informasi dalam kelompok dapat meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan (Ardiansyah et al., 2024).

Penyelesaian Perbedaan Pendapat dalam Pengambilan Keputusan

Perbedaan pendapat dalam organisasi UKKPK dipandang sebagai hal yang wajar dalam proses musyawarah. Setiap anggota memiliki pandangan dan pemikiran yang berbeda sehingga perdebatan dalam forum sering muncul ketika menentukan suatu keputusan. Dalam menghadapi kondisi tersebut, organisasi mengutamakan musyawarah sebagai langkah awal untuk mencari solusi bersama. Musyawarah dilakukan agar anggota dapat menyampaikan ide, kritik, maupun saran sehingga keputusan yang dihasilkan mampu mempertimbangkan berbagai sudut pandang. Proses ini menunjukkan bahwa komunikasi kelompok menjadi bagian penting dalam menciptakan keputusan organisasi yang lebih terbuka dan partisipatif (Arofah, 2013).

Ketika musyawarah berlangsung terlalu lama dan sulit mencapai kesepakatan, organisasi menggunakan mekanisme voting sebagai langkah akhir dalam menentukan keputusan. Voting dipilih agar seluruh anggota merasa diperlakukan secara adil dan memiliki hak yang sama dalam menentukan hasil keputusan forum. Keputusan berdasarkan suara terbanyak dianggap sebagai bentuk kesepakatan bersama yang harus diterima oleh seluruh anggota organisasi. Penggunaan voting tersebut mencerminkan penerapan prinsip demokratis dalam pengambilan keputusan organisasi, di mana keputusan tidak ditentukan oleh satu pihak saja, tetapi berdasarkan persetujuan mayoritas anggota forum (Sharifudin, 2025). Selain itu, kemampuan pemimpin dalam mengarahkan forum dan mengambil keputusan akhir juga menjadi faktor penting dalam menjaga stabilitas organisasi ketika terjadi perbedaan pendapat (Mokat, 2019).

Upaya Meningkatkan Efektivitas Pengambilan Keputusan

Hasil wawancara menunjukkan bahwa UKKPK masih terus melakukan evaluasi terhadap proses pengambilan keputusan agar kegiatan organisasi dapat berjalan lebih efektif. Salah satu hal yang dianggap perlu diperbaiki adalah pemahaman anggota terhadap aturan dan teknis pelaksanaan kegiatan. Kurangnya pemahaman mengenai mekanisme kegiatan dinilai dapat memengaruhi kelancaran program kerja organisasi. Oleh karena itu, pengurus berupaya memperbanyak pencarian informasi dan belajar dari pengalaman kegiatan sebelumnya agar proses pengambilan keputusan menjadi lebih matang dan terarah. Ketersediaan informasi yang memadai menjadi unsur penting dalam mendukung kualitas keputusan organisasi (Pasolong, 2023).

Selain itu, organisasi juga memanfaatkan pengalaman senior dan alumni sebagai sumber pembelajaran dalam proses pengambilan keputusan. Senior dianggap memiliki pengalaman organisasi yang lebih luas sehingga dapat memberikan arahan dan masukan terhadap pelaksanaan kegiatan. Di sisi lain, UKKPK juga berupaya menyesuaikan keputusan organisasi dengan perkembangan zaman dan kebutuhan anggota saat ini. Penyesuaian tersebut penting agar keputusan yang diambil tetap relevan dengan kondisi organisasi yang terus berkembang (Ardiansyah et al., 2024).

Organisasi juga berharap anggota lebih aktif dalam forum diskusi dan musyawarah. Masih adanya anggota yang merasa malu atau takut menyampaikan pendapat dinilai dapat mengurangi keberagaman ide dalam proses pengambilan keputusan. Padahal, partisipasi aktif anggota menjadi faktor penting dalam menghasilkan keputusan yang lebih efektif dan partisipatif. Semakin terbuka ruang diskusi dalam organisasi, maka semakin besar peluang terciptanya keputusan yang lebih adaptif dan sesuai dengan kebutuhan organisasi (Pebrianti et al., 2024).

Daftar Pustaka

Arofah, K. (2013). Komunikasi kelompok dan eksternalisasi pengetahuan tacit dalam pengambilan keputusan organisasi. Jurnal Ilmu Komunikasi, 11(1), 30–34.

Pasolong, H. (2023). Teori pengambilan keputusan. Bandung: Alfabeta.

Pebrianti, T., Samsuddin, H., Kusumastuti, S. Y., Hatma, R., Permatasari, A. H., Liana, W., Widyatmoko, & Suhardi, D. (2024). Buku ajar teori pengambilan keputusan. PT Sonpedia Publishing Indonesia.

Sharifudin, K. (2025). Pengambilan keputusan dalam organisasi pendidikan. HUMANITIS: Jurnal Humaniora, Sosial dan Bisnis, 3(5), 1307–1320.

Ardiansyah, N., Sahelangi, P. C. P., Hidayat, R. N., & Kusumasari, I. R. (2024). Teori pengambilan keputusan dalam organisasi. Retorika, 1(6), 344–353.

Kusmaladewi, Halim, P., & Muin. (2024). Manajemen waktu, kreativitas, kepribadian, aktualisasi diri, dan kinerja tutor. Jurnal Studi Guru dan Pembelajaran, 7(2), 816–824.

Ula, I. I., & Suhariadi, F. (2019). Peran manajemen waktu dan leader-member exchange terhadap kinerja pegawai negeri sipil. Jurnal Psikologi Teori dan Terapan, 9(2), 135–147.

Mokat, J. E. H. (2019). Kepemimpinan, Pengambilan Keputusan dan Diskresi. Jurnal Kajian Kebijakan Dan Ilmu Administrasi Negara (JURNAL ADMINISTRO), 1(1).